O firmă funerară care lucra din aplicații generice
KF24 este aplicația internă a Kirila Funerar. Echipa lucra cu Connecteam, o aplicație generică de management al angajaților, și cu hârtie: șoferii completau foi de preluare, iar datele din acte se copiau de mână, de mai multe ori, în locuri diferite.
Într-un domeniu în care fiecare dosar conține date sensibile și fiecare greșeală într-un nume sau un CNP întârzie actele unei familii îndoliate, copiatul manual nu e doar lent. E riscant.
Foaia de preluare, de pe telefon până în inbox
Inima aplicației e foaia de preluare. Șoferul o completează pe telefon, la fața locului, iar la final aplicația generează automat procesul-verbal în PDF și îl trimite pe e-mail. Documentul servește și la controlul șoferilor: cine a preluat, de unde și când.
Pentru că e o aplicație web instalabilă pe telefon, nu a fost nevoie de publicare în magazinele de aplicații, iar echipa primește notificări fără să deschidă nimic manual.
Datele dintr-un buletin nu mai sunt copiate de mână. Sunt citite, apoi verificate de un om.
Actele se citesc singure, un om le verifică
Datele din actele de identitate nu se mai introduc de mână. Se face o poză, iar un model Claude extrage câmpurile, care apar precompletate în formular. Regula e fermă: există un pas obligatoriu de verificare umană înainte ca datele extrase să devină oficiale. AI-ul scutește tastarea, nu înlocuiește atenția.
Pentru că actele și decesele sunt date sensibile, aplicația e găzduită în Uniunea Europeană, cu stocare privată și reguli de acces la nivel de bază de date, iar pentru datele reale extragerea e prevăzută să ruleze printr-un serviciu cloud din UE, ca actele să nu plece în afara Uniunii.
Dosare, nu hârtii răzlețe
Peste preluare stă un CRM de dosare: fiecare caz are istoricul lui, actele lui și starea lui, vizibile pentru cine trebuie. Aplicația mai are secțiuni pentru proceduri interne, stoc, reclamații și feedback, plus rapoarte pentru conducere — adică tot ce era împrăștiat între o aplicație generică, telefoane și dosare fizice.
Aplicația e folosită de o echipă mică, de aproximativ zece oameni. Tocmai de aceea a fost construită pe măsură: o aplicație generică îi cere echipei să se adapteze la ea, una proprie se adaptează la cum lucrează echipa.